Meine goldenen Regeln des Projektmanagements

Hallo zusammen,

neulich habe ich in unserem Firmenintranet über die goldenen Regeln des Projektmanagements berichtet.

Jeder einzelnen Regel kann ich nur zustimmen! Stabiles Projektteam, gute Planung und Controlling, klare Strukturen und Authentizität sind entscheidend. Ergänzen möchte ich dies noch um ein paar persönliche Punkte und Erfahrungen, viel eher als Praxis-Tipps anstatt eine theoretische Abhandlung gedacht:

  • Sag mir, wie Dein Projekt anfängt und ich sage Dir, wie es aufhört. Dieser Spruch stimmt einfach: Das Fundament eines Projekts wird zu Projektbeginn gebaut: Zieldefinition, Projektstrukturierung, Teamzusammensetzung, Organisation, … Viele Faktoren, die gründlich bedacht und geplant werden müssen. Natürlich verändert sich jeder einzelne Punkt in jedem Projektverlauf – es ist aber viel einfacher, einen bestehenden Plan anzupassen als erstmal einen Plan zu erstellen und das bestehende so umzubauen, dass es auch in diesen Plan reinpasst.
  • Komplexität kann man nicht reduzieren, indem man vereinfacht, sondern nur, indem man versteht. Der Kunde hat hohe Anforderungen und genaue Vorstellungen, er hat komplexe Geschäftsprozesse, die er mittels der von uns zu erstellenden Lösung effitzienter machen will. Unser Ziel wiederum ist die erfolgreiche und effiziente Abwicklung des Projekts. Daher müssen wir den Kunden verstehen! Und zwar möglichst umfassend. Denn nur so gelingt es uns, seine Prozesse und Bedürfnisse IT-technisch erfolgreich abzubilden.
  • Projekte werden durch motivierte Menschen erfolgreich – daher behandle sie gut! Ein stabiles und gut funktionierendes Projektteam ist der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts. Daher sollte jeder Projektleiter einen besonderen Augenmerk darauf haben, wie es jedem einzelnen und dem Team als Ganzes geht. Stichwort: Wohlfühlfaktor!
  • Eine pragmatische Vorgehensweise kann flexibel auf Projektänderungen reagieren. Weniger Orga, mehr gesunder Menschenverstand. Einfache Wege zum Ziel suchen und gehen. Hat einen direkten Einfluss auf “Fit to Budget”. Pragmatisch – eins meiner Lieblingsworte. :-)
  • Projektarbeit muss phasenübergreifend stattfinden. Nicht nur die jetzige Phase (Aufgabe, Tätigkeit, Task, Vorgang, …) gilt es supergut zu machen, sondern auch die kommenden. Daher muss jeder Projektbeteiligte nicht nur seinen eigenen Task im Blick haben, sondern auch die darauf folgenden. Bestenfalls auch die folgende Phase. Beispiel: Das Konzeptionsteam macht einen super Job und konzipiert die eierlegende Wollmichsau 2.0. Allerdings hat der Kunde gar nicht so viel Budget, so dass die Umsetzung das Budget sprengt. Das bringt das gesamte Projektteam in die Bredouille, da man dies nun dem Kunden klarmachen muss. Blöd auch…
  • Fit to Budget. Wir sind Perfektionisten und wollen unseren Kunden das Beste bieten. Und dadurch unsere Kompetenz beweisen und somit natürlich einen super Job machen. Aaaaber: Es hilft uns allen nicht, wenn dadurch das Budget überschritten wird – denn so können wir auf Dauer nicht am Markt bestehen. Daher müssen manchen Leistungen dem Budget angepasst werden – auch wenn das oft schmerzt.
  • Organisation ist das halbe Leben – zielorientierte Organisation ist aber effizienter. Das passt auf den ersten Blick nicht ganz zum Pragmatismus… aber der Mittelweg ist das Entscheidende! Protokolle schreiben: Ja! E-Mail-Verteiler nutzen: Ja! Wiki-Seiten pflegen: Ja! Dokumentieren: Ja! Aber bitte mit wenig Formalismus – und vor allem: zielorientiert und effektiv!
  • Papier ist zwar geduldig – aber auch beständig! Unbeliebt bei jedermann – außer bei einigen (größeren) Kunden. :-) Der letzte Schliff eines erfolgreichen Projekts ist für mich eine Dokumentation, die der Kunde auch wirklich liest und benutzt. Alles andere ist für die Tonne. Und sollte daher erst gar nicht produziert werden. Eine Dokumentation speichert überdies das Wissen dauerhaft und hält das Wissen im Unternehmen. In vielen Projekten wird die Doku aber bis zum Ende rausgezögert, und den letzten beißen dann die Hunde: Er muss die letzten sechs Monate Projektarbeit dokumentieren. Meine Erfahrung: Die Dokumentation zu Beginn einer Projektphase als leeres Dokument anlegen und nicht müde werden, im Stand-Up/Projektmeeting die Kollegen darauf hinzuweisen, die Erkenntnisse der letzten Tage doch bitte schriftlich festzuhalten. Dies muss ja nicht gleich in Prosa sein, es reicht ja auch ein kleiner Kommentar mit Vermerk des Autors. Später kann dies dann ausformuliert und consultingmäßig mit Bilderchen versehen werden. Funktioniert hervorragend bei Benutzerhandbüchern!

Nun ja, ist nun doch ein längerer Post geworden.. Ist aber auch ein wichtiges Thema. Ich hoffe, ich konnte Euch ein paar Denkanstöße liefern. Wer noch weiterlesen will – ich habe hier ein paar (nicht qualifiziert betrachtete) Quellen zusammengestellt:

Ich freue mich auf eine rege Diskussion mit Euch!

Einen schönen Tag nach dort draußen wünscht Euch

der Sven

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Das Bookmark-Zugriffsproblem

Wer kennt es nicht? Zu Hause die privaten Bookmarks, auf dem Firmenrechner die beruflichen. Und man braucht immer dann ein Lesezeichen von jeweils der anderen Kiste.

Ja, ich weiß, Social Bookmarking könnte eine Lösung sein. Nennt mich altmodisch, ich habe bislang zwar nur delicious ausprobiert – und finde es nicht so toll.

Da ich meinen eigenen Webspace habe, sollte es doch möglich sein, dort die Bookmarks zentral abzulegen und mit einem Firefox Add-on diese zu synchronisieren. Per Zufall stieß ich auf diesen Artikel von Andreas Edler, in welchem er das Add-on XMarks (vorher Foxmarks) ins Spiel bringt. Installiert, probiert und gefreut!

XMarks kann sogar noch mehr als ich dachte!

  • Bookmarks werden standardmäßig auf my.xmarks.com gespeichert. Dort kann man sich auch einloggen und direkt seine Bookmarks zugreifen.
  • Verwendung eines eigenen Servers per FTP oder WebDAV
  • Leider keine Widgets für iGoogle oder Netvibes vorhanden.
  • Syncronisation der gespeicherten Passwörter
  • Zusammenführung der Bookmarks von verschiedenen Firefox-Installationen
  • Import von delicious-Bookmarks, inkl. Tags
  • einzelne Verzeichnisse können als RSS-Feed oder Webpage geshared werden

Fazit: Klappt hervorragend. Kann ich nur empfehlen.

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Online-Todoliste Toodledo

Nachdem ich mich ein wenig näher mit GTD beschäftigt hatte, stellte ich mir auch schnell die T-Frage: Welches Tool nehme ich? Welches deckt am Besten meine Anforderungen ab? In Wikipedia findet man eine knappe Liste mit Tools.

Nach einiger Recherche bin ich auf ein weiteres Tool gestoßen: Toodledo. Und habe es gelich bei Wikipedia eingetragen. Und möchte hier kurz meine Erfahrungen mit diesem Tool mitteilen.

Erstmal: Ich finde die Benutzung zwar nicht intuitiv, aber nach einer kurzen Eingewöhnungsphase sehr effizient. Über das Design kann man sich sicherlich streiten, aber auch hier steht für mich der Nutzen im Vordergrund. Die Hauptfeatures sind für mich:

  • Tasks, Ordner, Contexts, Due-Date, Priority, Status – und noch eine Menge weitere Felder
  • Subtasks (nur Pro-Version), Attachments (nur Pro Plus-Version)
  • Bedienung per Tastatur
  • Firefox-Plugin
  • umfangreiche Export-, Import- und Sync-Möglichkeiten, bspw. iPhone, Twitter, Outlook, E-Mail, XML, CSV, usw.
  • Kollaborationsmöglichkeit
  • leider, leider immer noch keine direkte Offline-Verfügbarkeit (wie bspw. bei RTM)

Eine umfangreiche Feature-Liste inkl. Konkurrenz-Vergleich gibt es ebenfalls. Sehr gefällt mir auch die mitunter leicht ironische Ansprache, so  wird bspw. “Web 2.0 Buzzword Compliant” als Feature aufgeführt.

Das ganze kostet erstmal nix. Lediglich die Pro-Version kostet verträgliche 14,95 US$ im Jahr, die Pro Plus-Version 29,95 US$.

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SMS per Web versenden – SerienSMS.de

Wer hat heutzutage auch keine Lust (mehr), SMS über die Tastatur des Handys mühevoll einzutippen, obwohl man doch an einem ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz sitzt und eine voll funktionsfähige Tastatur inkl. Internet-Zugang vor sich hat?

Aus diesem Grund nutze ich seit einige Jahren SerienSMS.de. Es ist nicht fancy und nicht sexy, aber super funktional. Und vor allem mit eigener Absendernummer! Daher genau das richtige für mich. :-)

Kernzielgruppe sind zwar Firmen, die massenweise SMS in kürzester Zeit versenden wollen, aber auch als Privatanwender kann man sich registrieren. Bezahlt wird per Prepaid-Verfahren (Überweisung, Telefon, Kreditkarte). Man hat ein rudimentäres Adressbuch und kann darüber auch Massen-SMS verschicken. Eine SMS mit anonymer Absendernummer kostet derzeit 5,9 Cent, eine SMSmit persönlicher Absendernummer 8,9 Cent.

Das wichtigste ist für mich allerdings: Man kann den gesamten Service auch ohne die hauseigene Weboberfläche verwenden, und zwar per supersimpler HTTP-basierten Schnittstelle. Dazu habe ich ein HTML-Formular erstellt und dieses lokal gespeichert (aufgrund des Passworts im Klartext sollte man es nicht öffentlich online ablegen). Daraufhin habe ich dieses Formular per Bookmark direkt in die Firefox-Sidebar integriert (“Dieses Lesezeichen in der Sidebar laden”). Natürlich gibt es noch einige Dinge, die man sich in diesem Formular wünschen würde, aber für meine Zwecke reicht es. Denn: Ein Klick auf das Bookmark, SMS schreiben und Absenden. Fertig. Schnell. Einfach. Günstig.

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fring – Nutzung von Internet-Diensten per Handy

Mit fring ist es möglich, einige Internet-Dienste direkt per Handy zu nutzen, u.a. viele Chats, Microblogging und Skype.  Das besondere dabei: Es funktioniert per 3G, GPRS und WLAN.

Leider gibt es nicht die Möglichkeit, das Handy mit dem PC zu verbinden und die dort bestehende Internetverbindung zu verwenden.

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Getting Things Done (GTD)

Das gleiche Problem wie immer: An vielen Stellen fallen Informationen an, prasseln auf einen ein, bekommt man Ideen…

Aber wie kann man diese Punkte derart verwalten, dass man stets den Überblick behält und zur richtigen Zeit auch mit einem Blick weiß, was man jetzt von seiner Liste erledigen kann? Einen tollen Lösungsansatz liefert hierzu Getting Things Done von David Allen.

Ehrlich gesagt: Ich habe die Methode noch nicht zu 100% angewendet, aber selbst der teilweise Einsatz (auch wenn von David Allen nicht empfohlen), hat mir an einigen Stellen schon viel geholfen.

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