Meine goldenen Regeln des Projektmanagements


Hallo zusammen,

neulich habe ich in unserem Firmenintranet über die goldenen Regeln des Projektmanagements berichtet.

Jeder einzelnen Regel kann ich nur zustimmen! Stabiles Projektteam, gute Planung und Controlling, klare Strukturen und Authentizität sind entscheidend. Ergänzen möchte ich dies noch um ein paar persönliche Punkte und Erfahrungen, viel eher als Praxis-Tipps anstatt eine theoretische Abhandlung gedacht:

  • Sag mir, wie Dein Projekt anfängt und ich sage Dir, wie es aufhört. Dieser Spruch stimmt einfach: Das Fundament eines Projekts wird zu Projektbeginn gebaut: Zieldefinition, Projektstrukturierung, Teamzusammensetzung, Organisation, … Viele Faktoren, die gründlich bedacht und geplant werden müssen. Natürlich verändert sich jeder einzelne Punkt in jedem Projektverlauf – es ist aber viel einfacher, einen bestehenden Plan anzupassen als erstmal einen Plan zu erstellen und das bestehende so umzubauen, dass es auch in diesen Plan reinpasst.
  • Komplexität kann man nicht reduzieren, indem man vereinfacht, sondern nur, indem man versteht. Der Kunde hat hohe Anforderungen und genaue Vorstellungen, er hat komplexe Geschäftsprozesse, die er mittels der von uns zu erstellenden Lösung effitzienter machen will. Unser Ziel wiederum ist die erfolgreiche und effiziente Abwicklung des Projekts. Daher müssen wir den Kunden verstehen! Und zwar möglichst umfassend. Denn nur so gelingt es uns, seine Prozesse und Bedürfnisse IT-technisch erfolgreich abzubilden.
  • Projekte werden durch motivierte Menschen erfolgreich – daher behandle sie gut! Ein stabiles und gut funktionierendes Projektteam ist der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts. Daher sollte jeder Projektleiter einen besonderen Augenmerk darauf haben, wie es jedem einzelnen und dem Team als Ganzes geht. Stichwort: Wohlfühlfaktor!
  • Eine pragmatische Vorgehensweise kann flexibel auf Projektänderungen reagieren. Weniger Orga, mehr gesunder Menschenverstand. Einfache Wege zum Ziel suchen und gehen. Hat einen direkten Einfluss auf “Fit to Budget”. Pragmatisch – eins meiner Lieblingsworte. :-)
  • Projektarbeit muss phasenübergreifend stattfinden. Nicht nur die jetzige Phase (Aufgabe, Tätigkeit, Task, Vorgang, …) gilt es supergut zu machen, sondern auch die kommenden. Daher muss jeder Projektbeteiligte nicht nur seinen eigenen Task im Blick haben, sondern auch die darauf folgenden. Bestenfalls auch die folgende Phase. Beispiel: Das Konzeptionsteam macht einen super Job und konzipiert die eierlegende Wollmichsau 2.0. Allerdings hat der Kunde gar nicht so viel Budget, so dass die Umsetzung das Budget sprengt. Das bringt das gesamte Projektteam in die Bredouille, da man dies nun dem Kunden klarmachen muss. Blöd auch…
  • Fit to Budget. Wir sind Perfektionisten und wollen unseren Kunden das Beste bieten. Und dadurch unsere Kompetenz beweisen und somit natürlich einen super Job machen. Aaaaber: Es hilft uns allen nicht, wenn dadurch das Budget überschritten wird – denn so können wir auf Dauer nicht am Markt bestehen. Daher müssen manchen Leistungen dem Budget angepasst werden – auch wenn das oft schmerzt.
  • Organisation ist das halbe Leben – zielorientierte Organisation ist aber effizienter. Das passt auf den ersten Blick nicht ganz zum Pragmatismus… aber der Mittelweg ist das Entscheidende! Protokolle schreiben: Ja! E-Mail-Verteiler nutzen: Ja! Wiki-Seiten pflegen: Ja! Dokumentieren: Ja! Aber bitte mit wenig Formalismus – und vor allem: zielorientiert und effektiv!
  • Papier ist zwar geduldig – aber auch beständig! Unbeliebt bei jedermann – außer bei einigen (größeren) Kunden. :-) Der letzte Schliff eines erfolgreichen Projekts ist für mich eine Dokumentation, die der Kunde auch wirklich liest und benutzt. Alles andere ist für die Tonne. Und sollte daher erst gar nicht produziert werden. Eine Dokumentation speichert überdies das Wissen dauerhaft und hält das Wissen im Unternehmen. In vielen Projekten wird die Doku aber bis zum Ende rausgezögert, und den letzten beißen dann die Hunde: Er muss die letzten sechs Monate Projektarbeit dokumentieren. Meine Erfahrung: Die Dokumentation zu Beginn einer Projektphase als leeres Dokument anlegen und nicht müde werden, im Stand-Up/Projektmeeting die Kollegen darauf hinzuweisen, die Erkenntnisse der letzten Tage doch bitte schriftlich festzuhalten. Dies muss ja nicht gleich in Prosa sein, es reicht ja auch ein kleiner Kommentar mit Vermerk des Autors. Später kann dies dann ausformuliert und consultingmäßig mit Bilderchen versehen werden. Funktioniert hervorragend bei Benutzerhandbüchern!

Nun ja, ist nun doch ein längerer Post geworden.. Ist aber auch ein wichtiges Thema. Ich hoffe, ich konnte Euch ein paar Denkanstöße liefern. Wer noch weiterlesen will – ich habe hier ein paar (nicht qualifiziert betrachtete) Quellen zusammengestellt:

Ich freue mich auf eine rege Diskussion mit Euch!

Einen schönen Tag nach dort draußen wünscht Euch

der Sven

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  1. #1 von Mika am 17. Februar 2010 - 17:43

    Hi Sven
    … und was mich noch interessieren würde: Was sind die guten Ideen um den Wohlfühlfaktor:

    a. beständig hoch zu halten
    b. an sich verändernde Situationen im Projekt anzupassen
    c. wie kann das über sehr lange Projektlaufzeiten aufrechterhalten
    d. wie ist ein Kurswechsel möglich, d.h. andere Steuerungsmechanismen während des Projekts (bspw. Fortschrittskontrolle verändern) ohne Misstrauen zu verursachen?

    Freue mich auf einen interessanten Dialog! Gruss, Mika

  2. #2 von Sven Hahn am 24. Februar 2010 - 08:19

    Hallo Mika,

    das sind sehr wichtige Fragen und Punkte – ich versuche mich mal an einer Antwort.

    a) Der PL muss aufgrund seines Jobs unbeliebte Entscheidungen treffen und diese gegenüber dem Team auch durchsetzen. Nichtsdestotrotz muss der PL zuhören und auf die Bedürfnisse der Teammitglieder eingehen können. Dabei spielt eine ehrliche und offene Kommunikation einen erheblichen Faktor.

    b) Flexibilität ist schwierig zu definieren, finde ich. Wichtig wäre m.E. nach pragmatisches Rangehen an die geänderte Situation sowie das Suchen unorthodoxer Lösungswege.

    c) Beharrlichkeit. Und die muss vorgelebt werden, natürlich vom PL. Nicht müde werden und immer wieder aufs Neue das Team mitziehen, motivieren, Events machen usw.

    d) Misstrauen entsteht oft durch unvollständige Informationen, meist basierend auf Missverständnissen. Auch im Kundenverhältnis propagiere ich den offenen und ehrlichen Umgang – somit kann auch ein internes Kurswechsel dem Kunden auch offen mitgeteilt werden. Denn schließlich kann sich ja jeder mal irren. :-)

    Wie denkst Du darüber?

    Grüße,
    Sven

  3. #3 von Mika am 24. Februar 2010 - 09:58

    Alle diese Faktoren zielen sehr stark auf die Persönlichkeit des Projektleiters (und des Projektteams) ab. Integere Personen sind durchaus in der Lage diese Aufagben entsprechend zu bewältigen, da gebe ich Dir Recht. In wie weit können aber Methoden und konkrete Massnahmen das unterstützen, bzw. tracken auf welchem Weg man sich befindet um entsprechend intervenieren und steuern zu können?

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